Vyúčtování

Toto je návod, jak snadno lze zpracovat vyúčtování v IS Domkář. Obecný postup, jak se vyúčtování provádí, je na této stránce. Doporučujeme nejprve nastudovat tu, abychom lépe chápali průběh přípravy výpočtu v Domkáři.

První nebo opakované

První vyúčtování se bude jevit trochu složitě. Vzhledem k obrovskému množství proměnných a nutnosti univerzálního přístupu se toho bude zadávat poměrně dost. Když tím ale jednou projdeme, v dalších rocích už změn nebude moc a Domkář všude, kde to půjde, bude nabízet možnost použít předchozí data (přiřazení služeb nájemníkům apod.) V tomto návodu se ale budeme pochopitelně zabývat hlavně prvním vyúčtováním, specifika opakovaného budou zmiňována spíše okrajově.

Příprava

Dopředu si zjistíme případné odečty vodoměrů a počty lidí u jednotlivých nájemníků. Připravíme si faktury, které budeme vyúčtovávat, občas je budeme muset kontrolovat. Rovněž bankovní výpis za zúčtovací období, případně přístup do online bankovnictví, pohodlně se v něm vyhledává. U opakovaného vyúčtování si můžeme poznamenat také předchozí přidělení indexu jednotek k číslům bytů.

Základní

V Domkáři z levého menu spustíme Vyúčtování a tlačítkem Přidej napravo vytvoříme nové. Zvolíme dům, pro který vyúčtování tvoříme a zadáme rozsah zúčtovacího období. Doplníme také aktuální datum, které se zobrazí u podpisu. Můžeme doplnit i nějakou zprávu nájemníkům, která se zobrazí na vygenerovaném dokumentu nad podpisem. Dále můžeme doplnit nějakou poznámku, která si nikde neobjeví. Ale propíše se do dalšího vyúčtování, takže si zde můžeme poznamenat nějaká specifika, na která máme příště myslet, třeba když se někdo dočasně nebude konzumovat nějakou službu. Tlačítkem Ulož a pokračuj se přesuneme na další stranu průvodce.

Služby

Na této stránce vytvoříme seznam služeb, které budeme vyúčtovávat.

Tlačítkem Přidej se zobrazí výběr možných služeb (elektřina jednotky, vodné a stočné apod.). Jsou zde i služby jménem Elektřina jednotky či Plyn jednotky. Jelikož v některých domech je velké množství bytů a snahou pronajímatele je mít co nejvíce odběrných míst psaných přímo na nájemníka, číselník služeb neobsahuje desítky služeb Elekřina jednotky nebo Plyn jednotky. Je jich zde jen odůvodněné množství, řekněme 5 od každé služby. Tyto služby jsou označeny indexem, A, B, C, D.... V tuto chvíli je proto potřeba si poznamenat, který index jednotky bude reprezentovat které skutečné číslo bytu.

Dále na této stránce každé zvolené službě přiřadíme jistý klíč, podle kterého se bude tato služba rozúčtovávat. U některé je spravedlivější podlahová plocha, u některé počet osob, některá má možnost měřit spotřebu odečítáním na nějakém měřiči.

Při opakovaném vyúčtování lze tlačítkem Doplň minulé služby vygenerovat seznam z minulého vyúčtování tohoto domu.

Po vygenerování kompletního seznamu služeb s přiřazenými klíči se tlačítkem Pokračuj přesuneme na další stranu průvodce.

Náklady

Zde každé službě přiřadíme jednotlivé platby evidované v Domkáři.

Tlačítkem Doplň všechny platby zobrazíme seznam všech odchozích plateb pro daný dům a období definované na kartě Základní.

Každou platbu můžeme tlačítkem Zobraz rozkliknout a přiřadit jí k jedné službě ze seznamu vytvořeném v minulém kroku. Dále je možné vybrat více plateb najednou pomocí zaškrtávacích boxů na začátku řádku a tlačítkem Uprav je nějaké službě přiřadit hromadně. Je výhodné si za tím účel seřadit platby podle výše. Mnohdy se platí náklady měsíčními zálohami o stejné výši. Máme tedy všechny zálohy nějaké služby seřazené vedle sebe a můžeme je přiřadit najednou. V případě, že odchozí platby nemáme vhodně popsané, budeme muset dohledávat podrobnosti z bankovního výpisu, případně z faktur, plánů záloh apod., například podle čísla účtu příjemce, variabilního symbolu, výše částky.

Některé náklady se nevyúčtovávají, necháme je prostě v seznamu nepřiřazené. Tlačítkem Pokračuj jdeme na další stranu.

Nájmy

Zde každému nájemníkovi přiřadíme jím konzumované služby a doplníme další parametry. Můžeme zde také zvyšovat nájem.

Tlačítkem Doplň všechny nájmy zobrazíme seznam všech nájemníků, kteří měli v předmětném období nějaké prostory domu v pronájmu. Zobrazí se včetně aktuální výše holého nájmu. Tlačítky Nájmy bez inflace a Nájmy s inflací volíme, zda se při vyúčtování rovnou bude zvedat nájem o výši inflace minulého roku. Tlačítkem Doplň všechny služby se přiřadí všem nájmům všechny služby definované na začátku tvorby vyúčtování. Tlačítkem Doplň minulé služby se nájemníků přiřadí vybrané služby dle minulého vyúčtování.

Každý řádek se rozklikne tlačítkem Zobraz. Na této podstránce můžeme individuálně ručně upravit začátek a konec nájmu, počet osob, případně libovolně měnit výši nájmu.

Pouze na této podstránce se zobrazuje speciální karta průvodce: Spotřeba.

Spotřeba

Zobrazuje se jen na podstránce detailu nájemníka na kartě Nájmy, protože je vázána na konkrétně vybraného nájemníka, takže její použití ve společné sekci vyúčtování postrádá smysl.

Na této kartě můžeme Tlačítkem Přidej přiřazovat zvolenému nájmu individuální služby. Již přiřazené služby můžeme přes tlačítko Zobraz mazat nebo u služeb měřených zadávat stavy měřidel k daným termínům. Systém pak automaticky dopočitá spotřebu měřidla. U opakovaných vyúčtování také jako počáteční stav předvyplní konečný stav minulého vyúčtování.

Po doplnění služeb a odečtů se tlačítkem Pokračuj dostaneme na samý závěr průvodce.

Výpočet

Tlačítkem Spusť výpočet systém spočítá celkové náklady domu za jednotlivé služby a příslušné podíly jednotlivých nájemníků dle metodiky naznačené v tomto článku.

Zobrazí se detailní tabulka s jednotlivými částkami, včetně součtů, také součtů evidovaných záloh a výsledného nedoplatku či přeplatku. Zároveň systém navrhuje vhodnou výši záloh na příští období jak dvanáctinu celkových nákladů jednotky. Kdyby totiž měla jednotka stejnou spotřebu i příští rok a každý měsíc by posílala dvanáctinu tohoto nákladu, za rok by byla vybrána přesně částka spotřeby a nemuselo by se nic doplácet ani vracet.

Tlačítkem Export je možné celou tabulku exportovat do formátu .csv vhodným pro práci v Excelu.

Tlačítkem Tisk na konci řádku se vygeneruje dopis s vyúčtováním, který se nájemníkům bude posílat. Kromě spočítaných částek a pokynů pro jejich úhradu obsahuje i zprávu definovanou na začátku průvodce.

Tlačítkem Založ předpisy vyúčtování se vygenerují předpisy pro platby ve výši nedoplatku vyúčtování.

Tlačítkem Uprav nájmy bytů se definice nájmů a služeb zvýší dle zde navržených změn a příští předpisy se tak budou generovat v těchto výších.

A tím je vyúčtování hotovo. Ačkoliv to není úplně bez práce, tak vzhledem k univerzálnosti zadání a možných individualit se snaha o tvorbu co nejjednoduššího postupu docela povedla. Většina práce je rutinní až mechanická a nevyžaduje příliš koncentrace ani času. Běžně nebude tvorba vyúčtování na jeden dům trvat déle než hodinu včetně tisku a obálkování dopisů nájemníkům.